Projektmanagement Tools Vergleich 2023

Einem Bericht “Pulse of the Profession 2019” des Project Management Institutes (PMI), der weltweiten Non-Profit-Organisation für Projektmanagement, zufolge haben die Unternehmen mit einer klaren Projektmanagementstruktur 38 % mehr Projekte, die erfolgreich abgeschlossen wurden und ihre ursprünglichen Ziele erreicht haben.

Projektmanagement: Statistiken und interessante Fakten

Wussten Sie, dass:

• Die Mitarbeitenden nicht mehr als 60 % ihrer Arbeitszeit pro Tag produktiv verbringen

• 21 % der Unternehmen eine Reihe von Standard-Projektmanagement-Methoden (agil und Wasserfall) verwenden.

• 27 % der Projekte in der Regel das ursprüngliche Budget überschreiten (PMI, 2017).

• 41 % der Unternehmen, die über häufige Projektausfälle berichten, unzureichende Unterstützung durch Manager und Sponsoren erhalten (PMI, 2018).

• 75 % der IT-Projektleiter zunächst glauben, dass ihre Projekte zum Scheitern verurteilt sind.

Wenn Sie kein Anfänger im Projektmanagement sind, wissen Sie hochwahrscheinlich, dass eine Projektmanagement Tools Sie bei der Planung, Erstellung und Koordinierung der Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens unterstützen kann. In erster Linie wird dies durch Erstellen eines klaren Projektablaufplans erreicht. Dabei werden jedem Projektteammitglied bestimmte Arbeitsbereiche zugewiesen und die Kommunikationslücken werden möglichst vermieden.

Aus den Statistiken lässt sich viel darüber lernen, wie gute Software einem Team Zeit spart und die Produktivität erhöht:

• 61 % der Unternehmen, die Projektmanagement Tools einsetzen, schließen ihre Projekte rechtzeitig ab.

• Nur 41 % der Unternehmen erreichen die gleichen Ergebnisse ohne den Einsatz eines Projektplanungstools (PMI, 2019).

• Mit einem Projektmanagement System spart der durchschnittliche Mitarbeitende 498 Arbeitsstunden pro Jahr.

• Fast die Hälfte der Projektmanager verbringt mindestens einen Arbeitstag mit der manuellen Erstellung und Erfassung von Projektberichten.

• 42 % der Unternehmen gaben an, den größten Nutzen aus der Investition in eine Projektmanagement-Software zu ziehen (Wellingtone, 2017).

Vergleich von Projektmanagement Tools

Gut zu wissen ist, dass es keine PM Software gibt, die für alle passt.

Der Suchprozess wird sehr oft dadurch erschwert, dass alle Projektmanagement Tools Anbieter in einem Satz schreiben: “Die beste Lösung, die Ihnen hilft, Ihre Ideen zu verwirklichen und Ihre Projekte umzusetzen.”

Um Ihnen bei der Auswahl Ihres Projektmanagement Tools zu helfen, haben wir einen Überblick über die gängigen PM Lösungen erstellt und ihre Stärken und Schwächen aufgezeigt.

Auch unsere Rillsoft Cloud Lösung erwähnen wir hier.

Das vielleicht wichtigste Merkmal der Rillsoft Cloud ist ihre Vielseitigkeit. Sie können ein einzelnes Projekt oder ein umfangreiches Projektportfolio auf dieselbe effiziente Weise planen, analysieren und verwalten. Es eignet sich wie für die kleinen Handwerker-Betriebe als eine Bauzeitenplan Software und so auch für einen Einsatz im großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Niederlassungen in verschiedenen Standorten.

Hier die wichtigsten Schwerpunkte der Projektmanagement Programm Rillsoft Cloud:

• die Möglichkeit, die Benutzer in die Zusammenarbeit einzubinden, unabhängig von deren Standort;

• Zugang zum vollen Funktionsumfang der Rillsoft Cloud zu einem einzigen Preis;

• 1 Monat Test-Zugang, in dem Sie alle Funktionen und Tools unserer Projektmanagement Tools kostenlos und ohne Einschränkungen an Ihren realen Aufgaben in Ihrer Arbeitsumgebung ausprobieren können;

• zu jedem Zeitpunkt kann an Änderungen innerhalb der Unternehmensstruktur angepasst werden;

• ständig verschafft einen schnell erfassbaren Überblick – in Form mehreren visuellen Ansichten wie Gantt-Diagramm, Netzplan, Personalauslastung etc. und eines Outlook-Kalenders oder Google Kalenders;

• die Kapazitätsabgleich-Funktion gibt eine detaillierte Auskunft, wie viele erforderlichen Ressourcen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum zur Verfügung stehen;

• Möglichkeit der Zuweisung von geeigneten Mitarbeitern/Ressourcen für die einzelnen Aufgaben, operative Umverteilung der Auslastung zwischen den Mitarbeitern;

• flexible Konfiguration der Zugriffsrechte - jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die Informationen, die er für seine Arbeit benötigt;

• bietet Schnittstellen zu anderen Systemen;

• die Terminplanung Software Rillsoft Cloud ist für viele Branchen als IT Projektmanagement Tools, Bauzeitenplan Programm, Produktionsmanagement Tool für Maschinenbau oder für agile Softwareentwicklung geeignet.

Experimentieren Sie, erkunden Sie verschiedene Projektmanagement Tools, wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, die für Ihr Unternehmen und Ihr Team relevant sind.

Projektmanagement Tools- Überblick über die Wettbewerber und Vergleich

Asana

Diese Projektmanagement-Anwendung wurde von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelt und war ursprünglich als effektives Werkzeug für kleine bis mittlere Unternehmen gedacht. Gleichzeitig werden ihre Fähigkeiten auch von vielen großen Unternehmen geschätzt.

Der Hauptvorteil von Asana ist die große Auswahl an Möglichkeiten. Die Funktionalität ist sehr vielfältig und kann von einfachen Mitarbeitern, Projektmanagern und Führungskräften genutzt werden.

Allerdings hat diese Projektmanagement Tools auch ihre Nachteile. Zunächst einmal besteht die Notwendigkeit, ständig Änderungen vorzunehmen: den Aufgaben einen neuen Status zu geben, die Priorität ihrer Ausführung anzupassen.

Ein weiterer Nachteil ist die Art und Weise, wie die Aufgaben in Form eines einzigen Baumes dargestellt werden. Einerseits ist eine solche Struktur sehr intuitiv, denn sie ermöglicht es, alle anstehenden Arbeiten zu überblicken. Gleichzeitig wäre es bequemer, kleine Aufgaben als Text-ToDo-Liste anzuzeigen.

Trello

Trello ist ein Whiteboard mit Aufgaben, bei dem die Aufgaben nach ihrem Status in verschiedenen Spalten kategorisiert sind, z. B. “Zu erledigen”, “In Bearbeitung”, “Erledigt”. Auf dem Weg dorthin werden die Aufgaben von der ersten zur letzten Spalte verschoben. Diese Methode heißt Kanban und wurde ursprünglich in den Toyota-Fabriken angewandt, wo sie die Steuerung der Lieferung von Komponenten ermöglichte. In der Folge wurden die Kanban-Prinzipien universalisiert und für eine Vielzahl von Anwendungen angepasst. Sie eignen sich auch für das Projektmanagement, wie die Software Trello beweist.

Bei aller Benutzerfreundlichkeit haben Kanban-Tools jedoch auch gewisse Nachteile:

• Es ist unmöglich, den Umfang der Aufgaben, die aufgewendete Zeit und die verbleibende Zeit bis zu ihrer Erledigung abzuschätzen;

• für relativ große Teams schwer zu verwenden;

• Eine langfristige Planung ist nicht möglich.

Natürlich hat Trello auch seine eigenen Vorteile, die es zu einem beliebten Projektmanagement-Tool machen. Zu diesen Vorteilen gehört die Möglichkeit, Aufgaben nach farbigen Etiketten zu gruppieren, Kommentare und Notizen zu jeder Aufgabe hinzuzufügen und Dateien und Links anzuhängen. Darüber hinaus gibt es ein praktisches System der Zusammenarbeit und der Zuweisung von Verantwortlichen für Aufgaben.

Jira

Jira Projektmanagement Tools ist ein Tool, das ursprünglich zum Aufspüren und Korrigieren von Fehlern im Code von Programmen und Webanwendungen entwickelt wurde. Jira ist ein Tool mit einer umfangreichen Funktionalität, regen Funktionen zur Steuerung und Kontrolle und einfacher gemeinsamer Nutzung. Allerdings überwiegen die Nachteile des Dienstes die Vorteile.

Zunächst einmal erlaubt es Jira nicht, die heute sehr gefragten Prinzipien der agilen Entwicklung anzuwenden - man kann eine neue Aufgabe erst dann beginnen, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Das Hauptproblem dieses Projektmanagement Tools ist seine komplizierte, nicht immer ergonomische Benutzeroberfläche. Es gibt zu viele Elemente, Schaltflächen und Funktionen, ihr Informationswert ist minimal, und ihr Zweck lässt sich oft nur durch Abtasten ermitteln. Für diejenigen, die es noch nie benutzt haben, wird es also wahrscheinlich sehr kompliziert sein.

Jira ist eine leistungsfähige Anwendung, die es Entwicklungsteams ermöglicht, Projekte zu planen, Mitarbeiter Aufgaben zuzuweisen, Sprints und Backlog-Aufgaben zu planen sowie Prioritäten und Fristen festzulegen.

Die Vorteile:

• Drag & Drop zum Ziehen von Aufgaben im Backlog, in Sprints.

• Zahlreiche Filtermöglichkeiten.

• Visualisierung - ermöglicht es, schnell zu navigieren und Änderungen während des Sprints vorzunehmen.

• Auswahl der Gründe für den Abschluss von Aufgaben.

• Umfassende Berichte.

• Einfache Projektverwaltung.

• Eine einfache und praktische Zeiterfassung.

Die Minuspunkte:

• Eine große Anzahl von Einstellungen verlangt viel Zeit um sie zu verstehen. Oft ist es schwierig, eine Antwort auf eine Frage zu finden und die FAQ beschreiben die Lösungen für Probleme nicht ausreichend.

• Es gibt keine Möglichkeit, einer Aufgabe mehrere Mitarbeitende zuzuordnen.

• Die Anwendung bestimmter Filter-Einstellungen, die für das Team nützlich sind, kann die bereits festgelegten Einstellungen blockieren.

Wrike

Dieses Projektplanung Tool enthält eine ganze Reihe von Funktionen für die Teamarbeit und das Projektmanagement verschiedener Größenordnungen. Sein Hauptvorteil ist die Möglichkeit, Vorlagen für die typischen Aufgaben zu erstellen. Wenn Ihre Tätigkeiten regelmäßig wiederkehrende Aufgaben beinhalten, werden Sie von dieser Funktion profitieren.

Die Arbeit mit Wrike wird jedoch durch die schwerfällige, unverständliche und nicht ausreichend informative Oberfläche erheblich erschwert. Es ist schwierig, auf Ihre aktuellen Aufgaben zuzugreifen, dies ist nur über den Computerbildschirm möglich. Darüber hinaus ist die mobile Version schlecht implementiert; sie wird kaum mit der PC-Version synchronisiert.

Im Allgemeinen ist Wrike eine hochspezialisierte Projektplan Software für typisches Projektmanagement, die eine lange Eingewöhnungszeit benötigt.

GanttPro

Es ist eine webbasierte Projektplaner Software inklusive ein Gantt-Diagramm, die es Ihnen ermöglicht, Projekte online zu planen und zu verwalten, Prozesse zu visualisieren, Aufgaben zu erstellen und diese den Teilnehmern zuzuweisen, Fristen und Fertigstellungsgrad für die einzelnen Aufgaben und das Projekt als Ganzes festzulegen, Meilensteine hinzuzufügen, das erstellte Gantt-Diagramm mit Ihrem Team und Kunden zu teilen und zu exportieren, die das Recht haben, es einzusehen.

Das sind die Pluspunkte:

• Verfügbarkeit einer automatischen Projektterminierung.

• Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Team: Kommentare zu Aufgaben, Dateien, schnelle Benachrichtigungen.

• Drag&Drop zum Ziehen von Aufgaben, Prozentsatz der Erledigung, usw.

• Sie können Ihre eigenen Arbeitstage und -zeiten für ein besseres Projektmanagement festlegen. Sie können persönliche Kalender sogar Jahre im Voraus einrichten und sie als fertige Vorlagen verwenden.

• Verknüpfungen zwischen Aufgaben festlegen.

• Es ist interessant, dass man Aktionen rückgängig machen und ein Projekt an jeden beliebigen Punkt zurückbringen kann. Dies ist hilfreich, wenn jemand aus dem Team Fehler im Projekt macht.

• Fähigkeit, komplexe, mehrstufige Projekte zu erstellen.

• Die Zuweisung von Zugriffs-Rechten und -Rollen an Teammitglieder.

• Die Möglichkeit, einen aktuellen Projekt-Stand mit dem ursprünglich geplanten Stand zu vergleichen. Hierfür ist der Basisplan zuständig.

• Eine gut durchdachte Arbeit bei der Ressourcennutzung.

• Personalzeiterfassung, Aufgabenzeituhr.

Was wurde zum Minuspunkt:

• Keine rein mobile Version und keine mobile App.

• Bislang gibt es nur wenige Möglichkeiten, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.

Monday

Diese Plattform eignet sich sowohl für den persönlichen Gebrauch als auch für Teams. Es verfügt über die Funktionen für das Projektmanagement, die Analyse des aktuellen Status, die Kommunikation aller Mitglieder des Arbeitsteams, Manager und Kunden.

Monday basiert auf Vorlagen - das Tool bietet viele gebrauchsfertigen Vorlagen für unterschiedliche Branchen. Jede von ihnen ist bezüglich der Funktionalität perfekt konzipiert. Gleichzeitig können Sie Ihren eigenen Arbeitsbereich erstellen, um Ihr Projekt zu verwalten. Je Projekt wird hier als separates Board mit Aufgaben angezeigt. Jedem Projekt können Ausführende zugewiesen, Status und individuelle Einstellungen festgelegt werden.

Als Minus kann ein hoher Preis genannt werden und, dass die Testversion für 14 Tage gilt.

Teamwork

Eine weitere Software für Projekt- und Teammanagement. Es enthält einen praktischen Aufgabenmanager, einen Chat-Raum für die Interaktion mit den Führungskräften und ein Kundensupportsystem. Die kostenlose Nutzung ist für private Zwecke und für Teams von bis zu 5 Personen möglich, aber die Funktionalität wird in diesem Fall eingeschränkt. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, müssen Sie ab 10 € pro Benutzer zahlen.

Getflow

Einfach zu bedienendes Projektplanung Programm für die Nutzung im Team. Es ermöglicht eine klare Einordnung der Aufgaben nach der erforderlichen Ausführungsreihenfolge. Die Tasks werden je nach Status oder Zugehörigkeit in verschiedenen Verzeichnissen gruppiert. Es gibt auch ein separates Verzeichnis für die noch nicht zugewiesenen Aufgaben. Auch Verzeichnisse für die dringenden Aufgaben und für die Projektschritte mit einer besonderen Priorität sind vorhanden. Sie können für jede Aufgabe eine individuelle Liste erstellen, um deren Ausführung zu strukturieren. Zu den Nachteilen dieser Software Projektmanagement gehören eine während des Testzeitraums abgespeckte Funktionalität und Schnittstellen zu anderen gängigen Tools.

Basecamp

Ein Projektmanagement Tool auf der Grundlage des Public-Cloud-Modells. Basecamp war eine der ersten Anwendungen, die alle notwendigen Funktionen für eine Projektplaner Software enthielt. Seine wichtigsten Funktionen sind:

• praktische Funktion zur Erstellung einer Aufgaben- Liste;

• Ein effizientes System zur Benachrichtigung über Aktualisierungen bei laufenden Aufgaben;

• voll funktionsfähige Chaträume für ein Team;

• gut umgesetzte Planungsinstrumente;

• Möglichkeit der Cloud-basierten Speicherung von Dateien und Dokumenten.

Basecamp ist wirklich praktisch, aber man muss viel Geld dafür bezahlen.

Hitask

Ein einfacher und gleichzeitig effizienter Projektmanagement Programm zur Verwaltung und Zusammenarbeit bei Projekten. Seine Stärken sind die Drag&Drop-Oberfläche, die benutzerfreundlichen Funktionen zum Zusammenfügen und Sortieren von Aufgaben und eine Schnittstelle mit Google-Calendar. Mitarbeiter können alle aktuellen Themen in einem vollwertigen Chat besprechen, Kommentare zu Aktivitäten hinzufügen, Erinnerungen setzen und Termine vereinbaren. Diese Software für Projektplanung richtet sich in erster Linie an kleine Teams, was sich auch in seinem Preis widerspiegelt. Nachteilig ist das Fehlen einer grafischen Darstellung von Umfängen der laufenden Aufgaben, wie bspw. mit Hilfe von Gantt-Diagrammen möglich ist.

Easyprojects

Diese Projektmanagementsoftware basiert auf AJAX-Technologie. Es ermöglicht, einen Status der laufenden Aufgaben in Echtzeit zu beobachten, sie zwischen den ausführenden Personalressourcen umzuverteilen und einen Ressourceneinsatz zu planen. Ein großer Vorteil dieser Arbeitsplanung Software ist die Möglichkeit, die Arbeit des gesamten Projektteams zu visualisieren. Im Großen und Ganzen besticht es durch ein umfangreiches und leistungsfähiges Toolkit, eine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche und die Möglichkeit der Remote-Nutzung rund um die Uhr. Die Nachteile von Easyproject sind fehlende Funktionen zur Kontrolle der Arbeitsressourcen und zur Analyse der möglichen Risiken. Einige Nutzer beschweren sich auch darüber, dass der technische Support nicht rund um die Uhr verfügbar ist, wie auf der Website des Anbieters versprochen steht.

ProjectLibre

Diese Projektplanung Freeware ist eine interessante Alternative zu Microsoft Project. Es handelt sich um eine Projektmanagement Open Source Software, die alle wichtigen Funktionen für eine Projektplan Software kostenlos enthält, einschließlich Gantt-Diagramme, PERT-Diagramme, Netzwerkdiagramme, Earned Value Costing, Ressourcen-Kalender usw. Import und Export aus MS Project werden ebenfalls unterstützt. Die Multiprojektmanagement Optionen für Teams werden auch angeboten.

Es ist ein ausgezeichnetes Projektplanung Programm für kleine und mittlere Projekte.

ProjectLibre bietet mehr als 20 Sprachvarianten an, und die Sprache kann unkompliziert über das Dropdown-Menü geändert werden. Die Funktionen-Auswahl ist allerdings nicht so zahlreich wie in MS Project, und die Benutzeroberfläche lässt ein paar Wünsche offen.

Fazit

Wir haben die beliebtesten Webseiten für professionelle Management Tools von Teams und Projekten im kurzen Marktübersicht vorgestellt und gezeigt, dass alle von denen ihre eigenen Eigenschaften haben, sowohl positive als auch negative. Natürlich sollen Sie die Tools und Service auswählen, das am besten zu Ihren Aktivitäten passt und ihre Anforderungen an eine Projektmanagement Tools erfüllt.